Virtuaalitapahtumissa riittää kiinnostuneita

Virtuaalisista tapahtumista on puhuttu pitkään, mutta niiden toteutus on vielä ollut vähäistä livetapahtumiin verrattuna. Nyt etätapahtumat rymisevät markkinaan huimaavalla tahdilla, ja me digitaalisen markkinoinnin sekä tapahtumamarkkinoinnin asiantuntijoina pursuamme ideoita ja intoa päästä toteuttamaan pitkäaikaisia visoitamme.

Harvalla olemme jo pitkään tuoneet etäosallistumiselementtejä tapahtumiimme. Promootioiden yhteydessä järjestettyjä artistikeikkoja on ollut mahdollista seurata livestreamina ja tapahtumapisteen onnenpyörää on päässyt pyörittämään myös verkossa. Olemme jo vuosien ajan kannustaneet niin yrityksille kuin kuluttajille markkinoivia asiakkaitamme huomioimaan myös heidät, jotka eivät pääse tapahtumaan paikan päälle. Olemme myös yrittäneet, usein turhaan, saada asiakkaitamme siirtämään joitain tapahtumiaan kokonaan verkkoon.

Lähes yhdessä yössä koko markkina muuttui, ja yhtäkkiä kaikki haluavat järjestää tapahtumansa etänä. Jos virtuaaliset etätapahtumat ovat sinulle ajankohtainen aihe, tutustu aiheeseen lisää täällä.

Mitkä asiat ovat tärkeitä etätapahtumassa?

Toimiva alusta on tietysti olennaisen tärkeä, ja siihen Harvalla on useampikin, erilaisiin tapahtumiin soveltuva kumppani. Miltä kuulostaisi esimerkiksi normaalisti virtuaalitilassa hyödynnettävä alusta, joka toimii nyt myös ilman vr-laseja?

Webinaarilla, livestreamilla ja virtuaalitapahtumalla on yhtä paljon eroa kuin soutuveneellä, lossilla ja loistoristeilijällä - jokaisella niistä on paikkansa, mutta et voi korvata yhtä toisella. On eri asia striimata olemassaoleva tapahtuma lisäkatsojien saamiseksi kuin luoda aidosti osallistava virtuaalitapahtuma. Ensiksimainittu on webcast, passiivinen mahdollisuus seurata jossain muualla olevaa tapahtumaa. Virtuaalitapahtumassa se, mitä verkossa tapahtuu, on pääasia, ja sen tärkeimmät osallistujat ovat kodeissaan tai työpaikoillaan. Tapahtumia, joissa on osallistujia sekä paikan päällä että verkossa, kutsutaan hybriditapahtumiksi. 

Verkkotapahtumalla on muitakin etuja kuin kustannus

Kun asiaa oikein ajattelee, verkkotapahtumilla on niin paljon etuja, että niitä luulisi näkevän paljon enemmänkin. Tässä niistä muutamia:

• Osallistujien ei tarvitse matkustaa tapahtumaan. Tästä seuraa lukuisia muita etuja, kuten:
• • Potentiaalinen kohderyhmä on suurempi, sillä kaikilla ei ole aikaa eikä budjettia matkustamiseen, mutta kaikilla on tietokone käytössään.
  • Tapahtuman ympäristövaikutukset pienenevät merkittävästi jo pelkästään sen ansiosta, että osallistujat eivät joudu matkustamaan tapahtumaan.
    
    
• Voit unohtaa cateringin, mikä on merkittävä kustannussäästö (joskaan mikään tuskin ilahduttaisi kodeissaan osallistuvia enempää kuin lounastoimitus!)
  
  
• Et tarvitse suurta etkä hintavaa tapahtumapaikkaa.
  
  
• Valikoima esiintyjien suhteen on huomattavasti laajempi, sillä heidänkään ei tarvitse välttämättä matkustaa, vaan he voivat puhua tai esiintyä omalta kotipaikkakunnaltaan. Voit saada tapahtumaasi erittäinkin suositun puhujan tai esiintyjän, sillä tunnin tai kahden esiintymisen kustannus on tietysti aivan eri luokkaa kuin minimissään pari työpäivää vaativan matkan.

Sisältö, sisältö, sisältö

Virtuaalitapahtuma on mahdollista järjestää merkittävästi edullisemmin kuin livetapahtuma. Ei kannata kuitenkaan lähteä suunnittelussa siitä, että verkkotapahtuma olisi mikään halpisversio livetapahtumasta, vaan panostaa asioihin, joilla saa ihmiset osallistumaan - esimerkiksi huippukiinnostaviin teemoihin, puhujiin tai muihin esiintyjiin.

Super Bowl keräsi tänä vuonna yli 100 miljoonaa katsojaa ja kotimaiset Linnan juhlatkin 2,3 miljoonaa. Jos pelkäät, ettet saa virtuaaliseen tapahtumaasi osallistujia, on todettava, että sisältösi ei ehkä ole kovin kiinnostavaa. Kaiken järjen mukaanhan verkkotapahtumaan pitäisi saada merkittävästi enemmän osallistujia kuin livetapahtumaan. 

Jos livetapahtumasi osallistujat ovat tulleet lähinnä iltabileiden perässä, on verkkoympäristöön siirtymisessä varmasti aluksi haasteita. Virtuaalisen tapahtuman osallistujia ei nimittäin ilmaisella alkoholilla hämätä - vaikka kalsarikännien luvatussa maassa tämäkin varmaan tullaan näkemään. Kannattaa kuitenkin ennen Alkoon marssimista miettiä, mikä osallistujiasi oikeasti kiinnostaisi: Haluaisivatko he oppia uutta? Hankkia pätevyyksiä tai sertifikaatteja? Saada uusia ideoita ja näkemyksiä? Inspiroitua? Aidosti kiinnostava sisältö pitäisi olla kaikkien tapahtumien lähtökohta, formaatista riippumatta.

Etäosallistuminen vaatii osallistamista

Virtuaalitapahtumalla on toki myös omat haasteensa. Osallistujien saamisen ei pitäisi olla tällainen, mutta se vaatii tietysti kunnollisen markkinointi- ja kutsuprosessin, joka aloittaa osallistujien osallistamisen. Tässä vaiheessa on jo hyvä kerätä ennakkotietoja osallistujista ja käyttää näitä sopivissa tilanteissa tapahtuman sisällöissä. 

Yksi suurimmista haasteista on varmasti saada osallistujat keskittymään itse tapahtumaan. Kun livetapahtumissakin ollaan nykyisin puhelin kädessä ja läppäri sylissä, vaatii verkko-osallistujien jakamattoman huomion saaminen hyvän sisällön lisäksi osallistamista, kuten kommentointimahdollisuuksia, livegalluppeja ja yleisökysymyksiä. Harva on ollut mukana järjestämässä tapahtumia, joiden verkkoversioista tuli niin suosittuja, että katsojat paikan päälläkin halusivat osallistua sen chattiin. 

Jo mainitut Linnan juhlat saavat joka vuosi mediat hassuttelemaan erilaisilla linnanjuhlabingoilla. Leijonien jääkiekko-otteluihin varaudutaan kisaeväillä ja pukemalla pelipaita päälle, kotonakin. Mitä etäkatsomoihin ulottuvia ilmiöitä teidän tapahtumaanne voisi liittää? Voisiko jokainen osallistuja saada kupongin, jolla saa lähimmästä kaupasta viralliset tapahtumaeväät? Mitä jos taukojumpat ohjaisi Aira Samulin? Voitaisiinko jokaisen puheenvuoron jälkeen kuulla Jari Sarasvuon yhteenveto? 

---

Virtuaalisen tapahtuman mahdollisuudet ovat monet, ja markkinatilanne on nyt niiden puolella. Suunnitellaan ja toteutetaan teidän tapahtumastanne sellainen, johon jatkossa benchmarkataan.

Tehdään yhdessä vaikuttavia kohtaamisia verkossa,

Harva-tiimi

Ps. Pohditko digitaalisen tapahtuman järjestämistä? Ensi töiksesi voit tutustua aiheeseen lisää täällä ja varata meiltä puolen tunnin maksuttoman juttuhetken. Kuulemme mielellämme lisää tarpeistasi.