Virtuaalisen tapahtuman järjestäjän tärkeimmät kysymykset

Tämä blogi on julkaistu Suomen suurimmassa yrittäjille avoimessa verkkoyhteisössä, yrittaja.io:ssa.

Viimeksi kerroimme monenlaisista erilaisista virtuaalisista tapahtumista ja pohdimme, onko verkkotapahtuman tärkeää olla aidosti live vai voidaanko hyödyntää nauhoitteita. Tämä on yksi olennaisimmista kysymyksistä virtuaalista tapahtumaa järjestäessä. 

Vakiintuneita toimintamalleja ei vielä juurikaan ole, sillä prosessit ja tekemisen tavat ovat vasta parhaillaan muodostumassa. Niinpä virtuaalisen tapahtuman järjestäjä saa eteensä melkoisen listan kysymyksiä ratkottavaksi. Tässä kirjoituksessa esittelemme niistä muutamia.

Virtuaalinenkin tapahtuma lähtee tavoitteista

Virtuaalinen tapahtuma noudattelee samaa kaavaa kuin perinteinen tapahtuma, mutta yhtä ei kannata suoranaisesti korvata toisella. Tuttuja elementtejä kannattaa kuitenkin säilyttää. Myös online-tapahtuma tarvitsee kehyksen ja aikataulutuksen ja sen suunnittelu kannattaa ottaa aivan yhtä vakavasti kuin lähitapahtumankin. Poisjäävien elementtien kuten cateringin ja järjestyksenvalvonnan tilalle riittää kyllä mietittävää.

Melkein missä tahansa suunnittelussa kannattaa aloittaa tavoitteista: mitä halutaan saada aikaiseksi? Kannattaa kyseenalaistaa, täytyykö virtuaalisen tapahtuman todella täyttää kaikki lähitapahtuman tavoitteet vai voitaisiinko osaan hyödyntää muita myynnin ja markkinoinnin toimenpiteitä. Esimerkiksi messuosallistumisen tavoitteena saattaa olla myydä, esitellä, verkostoitua, ylläpitää jälleenmyyjäsuhteita, tiimiytyä työkavereiden kanssa ja pitää hauskaa yhdessä. Kaiken tämän tavoitteleminen saattaa olla yhdeltä virtuaalitapahtumalta liikaa vaadittu, mutta toisaalta yhden tai kahden osa-alueen tulokset saattavat onnistua verkkoympäristössä jopa paremmin kuin perinteisillä messuilla - esimerkiksi kohderyhmiä on mahdollista tavoittaa maantieteellisistä rajoista välittämättä. Tärkeää on myös pohtia miten tapahtumasta saadaan irti mahdollisimman paljon kaupallisesti tai muihin tavoitteisiin peilattuna.

Alusta on tärkeä mutta ei lähtökohta

Kun virtuaalisen tapahtuman tavoitteet on määritelty, tulee tapahtuma suunnitella huolellisesti. Siihen kuuluu alkuvaiheessa tarkoituksenmukaisen alustan, toteutustavan ja tuotannon laajuuden valinta. Huomaathan, että tapahtumajärjestämistä ei kannata aloittaa alustan valitsemisella. Se on hieman kuin lähtisi etsimään puolisoa löydettyään ihanan paikan hääjuhlalle. Alusta on yksi tärkeimmistä elementeistä, mutta tavoitteet ja laajuus täytyy kuitenkin määritellä ensin.

Tapahtuman aikana tekniikka on väistämättä avainasemassa. Jos teknisen toteutuksen haluaa olevan viimeisen päälle, kannattaa seuraavat asiat määritellä jo ennen alustan valintaa:

• Onko kyseessä yksitasoinen tapahtuma, jossa kaikki osallistujat ovat samassa paikassa koko tapahtuman ajan? Vai onko rinnakkaisia luentoja, joiden välillä osallistuja voi vaihdella?
• Onko tapahtumassa “aula”, jossa voi käydä keskusteluja esimerkiksi luentojen väleissä?
• Millä keinoin osallistujia halutaan osallistaa tapahtumaan? Riittääkö moderoitu chat vai voivatko he jakaa äänensä tai kuvansa?

Asiakaspolku alkaa esimarkkinoinnista

Aivan kuten lähitapahtumassakin, virtuaalinenkin tapahtuma vaatii niin esi- kuin jälkimarkkinointiakin. Asiakas- eli osallistujapolku alkaa jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, sillä virtuaalisellekin tapahtumalle täytyy varata paikka omasta kalenterista. Muutamia tärkeitä kysymyksiä asiakaspolun alkua koskien ovat:

• Miten tavoitat osallistujan ennen tapahtumaa ja saat hänet kiinnostumaan tapahtumasta?
• Onko tapahtumaosallistuminen avoin vai maksullinen?
• Vaaditaanko kirjautumista vai riittääkö linkin klikkaaminen?
• Millä voit varmistaa, että osallistujat ovat oikeasti tulossa paikalle?
• Ovatko kaikki aiemmin käyttäneet verkkoalustaa?
• Tulisiko alustan käyttöä ohjeistaa? 
• Millä keinoin voisit muistuttaa osallistujia tulevasta tapahtumasta?
• Voitko antaa ennakkotehtäviä tai kehottaa muilla tavoin valmistautumaan?
• Tapahtuman aloitus tempaa mukaansa

Tapahtuman aloitukseen kannattaa panostaa, että katsoja saadaan sitoutumaan tapahtuman seuraamiseen alusta saakka. Mietittäväksi tulevat heti kättelyssä muun muassa seuraavat kysymykset:

• Miten osallistuja otetaan vastaan virtuaalitapahtumaan? Halutaanko esittää automaattinen tervetulovideo tai viesti?
• Pääseekö tapahtumaan sisään koko tapahtuman ajan vai suljetaanko sisäänpääsy aloituksen jälkeen?

Tapahtuman alkaessa on hyvä kerrata, miksi olemme täällä ja mitä olemme tekemässä. Agenda ja aikataulu on myös syytä käydä läpi. Useimmat tapahtumat tarvitsevat vetäjän, jonka voi tässä vaiheessa tehdä tutuksi yleisölle. Yleisö kannattaa myös osallistaa jo heti tapahtuman alkuhetkillä ensimmäisen kerran: Voisitko hyödyntää vaikka virtuaalista kuvausboksia tai lanseerata virtuaalisen aarrejahdin? Minimissään kannattaa eetteriin heittää ensimmäinen osallistujagallup.

Tapahtuman aikana pidetään porukka hereillä

Tapahtuman rakennetta miettiessä on syytä muistaa, että osallistujat ovat kotona tai toimistoillaan näyttöjensä ääressä. Jos tarjoamasi sisältö ei riitä pitämään katsojaa erittäin kiinnostuneena, on se paljon helpompaa ohittaa kuin lähitapahtumassa, jossa voi korkeintaan vähän vilkuilla puhelintaan. Palaammekin siis miettimään asiakaspolkua näiden kysymyksen kanssa: Mitä osallistujat tekevät? Katsovatko he sisältöä? Kuuntelevat? Tekevät muistiinpanoja? Miettivät kysymyksiä esittäjälle? Varautuvat pian tulevaan kyselyyn?

Kriittisin kysymys tapahtumat aikana on, miten saat osallistujat pysymään mukana. Tänä vuonna on lanseerattu jo monenlaisia muistisääntöjä, kuten että virtuaalinen tapahtuma saisi olla kestoltaan korkeintaan kolmasosa vastaavan lähitapahtuman kestosta. Tämä yksinkertaistus on hyvä lähtökohta, sillä puolen tunnin tiivis puheenvuoro toimii verkkomaailmassa varmasti paremmin kuin useamman tunnin kestoinen luento. 

Myös tapahtuman jaksottaminen on välttämätöntä. Virtuaalisessakin tapahtumassa on syytä olla taukoja. Huomaathan, että virtuaalitapahtumaan on huomattavasti helpompaa ja edullisempaa tuoda vierailevia tähtiä kuin lähitapahtumaan. Voit tuoda virtuaalitapahtumaasi suositun artistin, koomikon, taikurin tai vaikka kasvojoogaohjaajan pitämään välijumpan ruutujensa ääreen kangistuneille katsojille.

Tapahtuman lopetus jättää hyvän mielen

Virtuaalisen tapahtuman lopetus kannattaa miettiä huolella etukäteen. Olisi ihanaa nähdä vaihtelua juontajan "meillä alkaakin aika loppua" -lausahdukselle, joka on tullut tutuksi niin lähi- kuin virtuaalitapahtumistakin. Ratkaistavana on ainakin seuraavat kohdat:

• Miten tapahtuma päättyy viimeisen ohjelman jälkeen?
• Vastaako viimeinen luennoitsija tapahtuman päättämisestä, onko tämä juontajan tehtävä vai onko lopetukseen myös automatisoitu video?
• Annetaanko “kotitehtäviä”?
• Tullaanko olemaan yhteydessä?

Tapahtuman lopetuksen osalta tärkein kysymys on, millä saadaan osallistujille jäämään hyvä maku suuhun. He ovat antaneet aikaansa tapahtumallesi ja viettäneet sen vuoksi taas lisää aikaa ruudun ääressä - jotain, mitä kukaan tuskin kaipaa enempää. Miten varmistat, että osallistujalle jää tapahtumasta hyvä mieli ja hän kokee aikansa olleen järkevästi käytettyä?

Älä unohda osallistujaa tapahtuman jälkeen

Asiakaspolku ei saisi loppua tapahtumaan. Virtuaalisen tapahtuman jälkeen on jopa lähitapahtumaa helpompaa pitää kiinni osallistujista, sillä kaikki materiaali on olemassa valmiiksi digitaalisessa muodossa. Useimmissa tapauksissa virtuaalitapahtuman sisältö kannattaa laittaa saataville jälkikäteen - avoimen tapahtuman osalta kaikille, maksullisen tapahtuman kohdalla osallistujille. Mietittäväksi tulee ainakin kauanko sisältö on saatavilla ja miten siihen pääsee käsiksi. 

Tärkein kysymys on lopussakin tavoitteet: Mitä haluat jälkimarkkinoinnilla saavuttaa? Haluatko myydä? Saada osallistujat mukaan seuraavaankin tapahtumaasi? Saada heidät tutustumaan muuhun tarjoamaasi sisältöön?

Onnistunut virtuaalinen tapahtuma osallistaa ja saa aikaan toivotun reaktion. Virtuaalitapahtumat ovat kuitenkin verrattain uusia tulokkaita tapahtumamarkkinoinnin kartalla ja ennen onnistunutta tapahtumaa on paljon kysymyksiä ratkottavana. Vastauksia kannattaa miettiä asiantuntevan kumppanin kanssa, ettei tapahtuma jää vain tomuhiukkaseksi bittiavaruudessa.