Työpajatyöskentelyn hyödyntäminen markkinoinnin kehitysprojekteissa
Onko workshop sama asia kuin hackathon?
Workshopilla eli työpajalla tarkoitan vuorovaikutuksellista, fasilitoitua ja luottamuksellista ryhmätilannetta, jossa Harvan asiantuntija-mentorit fasilitoivat johdon, avainhenkilöt ja henkilökunnan edustajat mukaan tilanteesta riippuen esimerkiksi tiedon hankintaan, ideoiden konkretisoimiseen, suunnitelmien tuottamiseen tai markkinoinnin kehitysprojektien toteuttamiseen. Ennen workshop-sarjaa ja ensimmäisen varsinaisen kehitysprojektin päättymisen jälkeen henkilöstölle tehdään nimettömästi vastattava sähköinen kysely, jonka tarkoitus on osallistaa ja kerätä hiljaista tietoa. Työpajasta toiseen edetään vasta, kun asiakkaan päättävät henkilöt tai organisaation valitsema päättäjäedustus on hyväksynyt välituotoksen. Näin vältetään rönsyily ja pikkumainen näpertäminen kesken prosessin. Siltikään tarkat askelmerkit eivät ole kiveen hakatut, koska kettärään markkinointisuunnitteluun nimenomaan kuuluu, että asioita muovataan jatkuvasti sen perusteella, millaista palautetta ja reaktioita ne aiheuttavat.
Workshoptyöskentelyssä on paljon samaa ajatusmaailmaa kuin IT-alalta muille toimialoille levinneissä hackathon-konsepteissa. Workshopia seuraavia jatkokehitysprojekteja voi puolestaan verrata kiihdyttämö-ajatteluun.
Millaisiin haasteisiin workshop-malli sopii ja miten workshoppaaminen etenee?
Workshop-työskentelyn aihe voi olla käytännössä mikä vaan, mutta yleisimpiä sovelluskohteita ovat markkinoinnin tehostaminen, systemaattisen markkinointimallin luominen, sähköisen markkinoinnin kehittäminen, sosiaalisen median markkinointi, markkinoinnin ja myynnin rajapinnan parantaminen, työnantajabrändin kirkastaminen, muut brändäysprojektit, palvelun tai tuotteen lanseerausprojektit, uusien työkalujen ja teknologioiden käyttöönotto tai budjetointiriihi. Käytännössä workshop-malli taipuu mihin tahansa tarpeeseen, kunhan asiakkaalla on halu ja rohkeus altistaa oma tekemisensä ulkopuolisen ajatuksille, ideoille ja kritiikille ja halutut avainhenkilöt saadaan mukaan tekemiseen.
Tyypillisesti kyseessä on 2-4 workshopin sarja, jossa rohkeasti haastetaan markkinoinnin nykytila sekä luodaan yhteinen visio ja tavoitteet. Viimeisen workshop-tapaamisen jälkeen ollaan jo niin pitkällä, että asiakkaalla on hyväksytty markkinointisuunnitelma, näkemys kanavaprioriteeteistä, budjetti- ja aikatauluraami sekä määriteltynä muutama ensimmäinen, konkreettinen kehitysprojekti. Kukin työpaja kestää noin 1-4 tuntia riippuen siitä, mitä workshop käsittelee ja mikä on tapaamiskerran tavoite. Jokainen osallistuja tietää agendan etukäteen, muttei välttämättä sitä, miten tavoiteltuun lopputulokseen päästään. Perinteisen toimistokissan tai koneenkuluttajan workshop-tekeminen yllättää täysin, sillä workshoppaaminen on kaikkea muuta kuin ruuduntuijottelua ja näppäinten suhistelua yksin- Työpajat koostuvan useasta nopeasyklisestä minityöstöstä, jotka tehdään monesti aikaa vastaan. Kunkin workshopin jälkeen välituotos esitellään etäpalaverissa tai välikatsauksessa, jossa asiakkaalta otetaan hyväksyntä etenemiselle.
Tyypillisiä workshop-lähtökohtia
- Yrityksellä on markkinointistrategia tai näkemys strategiasta, mutta se on kirjattu hyvin yleisellä tasolla. Tavoitteita ei välttämättä ole konkretisoitu eikä prioriteetteja valittu. Joskus markkinoinnin tavoitteet on määritelty hyvin tarkasti, mutta ne eivät peilaudu liiketoimintastrategiaan tai myynnin tavoitteisiin tai markkina-/kilpailuasetelmaan. Mikäli markkinointistrategia on tehty hyvin yleisellä tasolla, on markkinointia vaikea johtaa ja prosessia hankala kehittää. Organisaatioon ei välttämättä osata hankkia oikeanlaista osaamista ja strategisesti merkittävät asiatkin saattavat levätä kokonaan kumppaneiden harteilla. Monesti tekemisestä tulee ad hoc -tyyppistä irrottelua, joka nähdään vain lyhyen aikavälin kustannuksena. Mentaliteetti saattaa olla, että jotain pitäisi tehdä, mutta ei oikein osata päättää, mistä pitäisi aloittaa ja mihin suuntaan pyrkiä. Tehdään vaan. Tai tehdään näin, koska on aina ennenkin tehty.
- Yrityksellä on loistavia ideoita ja inspiraatio lentää, mutta niistä ei konkretisoidu konkreettisia markkinointikonsepteja ja -kampanjoita. Tämä on ollut monen asiakkaan lähtötilanne. Ensimmäisessä suunnittelumiitissä on paikalla johtoryhmä ja “markkinointi”. Monessa tilanteessa markkinointitiimillä tarkoitetaan esimerkiksi markkinointikoordinaattoria tai -suunnittelijaa. Tyypillisesti tämä ammattilainen ei ole johtoryhmässä, eikä johda välttämättä itseään tai muitakaan. Moni on kekenut olevansa johtoryhmän toiveiden toteuttaja, joka ei kuitenkaan pysty ottamaan kantaa tärkeimpiin asioihin kuten strategiseen markkinointisuunnitteluun, budjetteihin tai rekrytointipäätöksiin. Kevytrakenteisissa organisaatiossa ei ole edes sparrailukavereita, joten apua ja tukea hankitaan koulutuksina ja valmennuksina. Koulutuksella saa tietopääomaa ja näkemystä, mutta tekemiseksi ja konkretiaksi tieto ei välttämättä jalostu. Moni markkinointijohtaja on määritellyt isoimmaksi haasteekseen nimenomaan opitun soveltamisen. Toisinaan päädytään rekrytoimaan lisää väkeä markkinointitiimiin, koska sen ajatellaan edistävän tekemistä. Monissa tilanteissa varsinainen haaste löytyy kuitenkin markkinoinnin johtamisen tasolta sekä markkinoinnin ja muiden tiimien yhteistyön puutteellisuudesta. Jos markkinoinnin strategia, prosessi ja tavoitteet eivät ole kirkkaat, ei lisäkädet korjaa vielä itse ongelmaa.
Kolmen workshopin malli on ketterään markkinointisuunnitteluun kehittämämme suunnittelu- ja toteutusmalli, johon olemme nojanneet yli 10 vuoden ajan jatkuvasti menetelmää hioen.
Kuulostaako tutulta? Nämä tilanteet ovat yritysmaailmassa arkipäivää, ja esimerkkejä löytyy runsaasti lisää. Ota sinäkin työpajatyöskentely osaksi markkinoinnin kehitysprojektejasi ja konkretisoi ideasi ja tavoitteesi kohti tuloksellista toteutusta. Varaa maksuton markkinointikonsultaatio ja aloitetaan markkinointihaasteidesi ratkaiseminen yhdessä.
