Sähköpostimarkkinoinnin pelisäännöt
Sähköposti on edelleen yksi tehokkaimmista markkinointikanavista nykypäivänä. Sähköpostimarkkinointi on äärimmäisen helppo ja nopea aloittaa. Sen lisäksi uudet ja kehittyneet sähköpostimarkkinointityökalut tekevät meilikampanjoiden toteuttamisesta yksinkertaista. Vuosi toisensa jälkeen sen on todettu tuovan ylivoimaisesti eniten myyntiä verrattiinpa sitä mihin tahansa muuhun kanavaan.
Sähköpostit ovat loistelias keino suoraan kanssakäymiseen asiakkaiden kanssa, jos he haluavat vastaanottaa informaatiota sinulta. Ikävä kyllä, sähköpostimarkkinoinnin maine on ajan saatossa kokenut kolauksia, sillä useat yritykset ovat väärinkäyttäneet kyseistä markkinoinnin kanavaa. Ennen sähköpostimarkkinointikampanjoiden aloittamista tuleekin muistaa tietyt pelisäännöt, joita tulee noudattaa.
Tässä blogikirjoituksessa kerromme sähköpostimarkkinointia koskevista laeista, määräyksistä ja käytännöistä, joita yritysten tulee ottaa erityisesti huomioon toteuttaessaan sähköpostiviestintää asiakkailleen tai muille kohderyhmilleen.
Asiakasrekisterin ylläpitäminen
Asiakasrekisteri sisältää yrityksen keskeiset tiedot asiakkaista. Rekisteri sisältää usein esimerkiksi asiakkaiden yritystiedot, asiakaskontaktien nimet, puhelinnumerot, postiosoitteet ja sähköpostiosoitteet. Kattava ja päivitetty asiakasrekisteri on sähköpostimarkkinoinnissa elintärkeää. Mitä rekisteritietojen keräämisessä tulee Suomessa ottaa erityisesti huomioon?
Kuluttajien tietojen kerääminen rekisteriin sähköpostimarkkinointia varten on sallittua tietyin rajoituksin. Rekisteröity voi kuitenkin olla erikseen kieltänyt tietonsa keräämisen. Suomessa asiakasrekisterin ylläpitoa säätelee Henkilötietolaki ja Tietoyhteiskuntakaari. Säännösten noudattamista ohjaa ja valvoo puolestaan Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Suomessa asiakasrekisterin ylläpitoa säätelee Henkilötietolaki ja Tietoyhteiskuntakaari.
Henkilötietolain mukaan markkinointi- ja asiakasrekisterien lisäksi väliaikaiset, lyhytaikaiseen ja yksilöityyn markkinointitoimeen liittyvät kampanjarekisterit ovat sallittuja. Asiakasrekisteri saa sisältää henkilön nimen ja yhteystiedon lisäksi tietoja ammatista, iästä, äidinkielestä ja sukupuolesta sekä lisäksi yhden yksilökohtaisen tunnistetiedon. Yrityshenkilörekisterille kohdistettujen viestien sisältö tulee liittyä rekisteröidyn tehtävään ja asemaan organisaatiossa. Lain mukaan asiakasrekisterillä tulee olla aina nimi. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava tietosuojavaltuutetulle oma rekisteriseloste. Rekisteriselosteesta kerromme lisää myöhemmin tässä kirjoituksessa.
Suoramarkkinoinnin säännökset
Suoramarkkinoinnin toteuttaminen yrityksille ja yhteisöille on sallittua, elleivät he ole sitä erikseen kieltäneet. Puolestaan yksittäiselle henkilölle suoramarkkinointi on sallittua, jos siihen on saatu henkilöltä suostumus.
Asiakkuusmarkkinointiliitto on laatinut ohjeistuksia hyvistä käytänteistä sähköpostimarkkinointia koskien. Kyseisen toimialayhteisön mukaan B2B-sähköpostimarkkinoinnissa yrityshenkilölle voi lähettää suoraviestejä työsähköpostiosoitteeseen kysyttyyn lupaan perustuen. Ilman lupaa sähköpostia voi lähettää jo olemassa oleville yritysasiakkaille, jos markkinoitavalla tuotteella tai palvelulla on yhteys henkilöön. Tulee kuitenkin muistaa, että B2B-sähköpostimarkkinointia ei tule toteuttaa massalähetyksinä työsähköpostiosoitteisiin ilman markkinoitavan kohteen selvää yhteyttä vastaanottajan työtehtäviin tai vastuualueeseen.
Säännöt muuttuvat kuluttajapuolella. Jos sähköpostiviestejä lähetetään kuluttajalle, joka ei ole antanut viesteihin suostumusta, rikkoo viestin lähettäjä kuluttajansuojalakia ja tietoyhteiskuntakaaren 200 §:n säännöstä. Lain mukaan kuluttajan tulee voida ilmoittaa suostumuksensa markkinointiviesteille aktiivisella toimenpiteellä. Aktiivisella toimenpiteellä voidaan tarkoittaa esimerkiksi valintaruudun rastittamista. Kilpailu- ja kuluttajaviraston mukaan yritys ei voi hankkia suostumusta yhteystietojen käyttöön automaattisesti esitäytetyllä valintaruudulla sopimuksen tekemisen tai markkinoinnin yhteydessä.
Lain mukaan kuluttajan tulee voida ilmoittaa suostumuksensa markkinointiviesteille aktiivisella toimenpiteellä.
Kuluttajalle on kuitenkin mahdollista lähettää poikkeuksellisesti sähköpostiviestejä ilman suostumusta, jos yhteystiedot on saatu tuotteen tai palvelun myynnin yheydessä ja viestissä markkinoidaan ainoastaan vastaavia tuotteita tai palveluita. Markkinointia voidaan toteuttaa myös, jos markkinointiväline (esim. sähköposti) on sama tuotteen oston yhteydessä käytettyyn viestimeen. Poikkeuksia voidaan myös tehdä, jos kuluttajalle on kaupan yhteydessä kerrottu viestien lähettämisestä. Jokaisessa markkinointiviestissä kuluttajalla tulee kuitenkin olla mahdollisuus kieltää viestien lähettäminen tulevaisuudessa.
Uutiskirje ja sen sisältö
Sähköpostin ja uutiskirjeen sisällössä tulee ottaa huomioon muutamia tärkeitä seikkoja, jotta lähetettävä viesti palvelee viestin vastaanottajaa ja noudattaa vaadittuja lakeja.
Muista ilmoittaa viesteissäsi aina käyttämäsi osoitelähde. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi uutiskirjeen tilaajia tai tapahtumaan osallistuneita henkilöitä. Osoitelähde tulee ilmoittaa henkilötietolain 25 §:n vaatimalla tavalla. Lisää viestisi loppuun aina linkki kyseiseltä postituslistalta poistumiseen. Vastaanottajan on aina pystyttävä lopettamaan viestien tilaus ja vastaanottaminen halutessaan. Linkki ei saa sisältää epäoleellisia välivaiheita tai pakollisia kysymyksiä listalta poistumisen vaikeuttamiseksi. Viesteissäsi tulee myös olla aina mukana selkeästi yhteystietosi yritys- ja yhteisötietolain 15 §:n vaatimalla tavalla. Laki vaatii myös ilmoittamaan lähteen, josta vastaanottajan nimi ja yhteystiedot on hankittu. Uutiskirjeen tulisi näyttää edellämainituilta osilta esimerkiksi seuraavanlaiselta:
Mitä muuta sähköpostiviestisi tulisi sisältää? Ensinnäkin, viestin vastaanottajalla tulee olla aina oikeus tietää selkeästi keneltä viesti on tullut. Samalla vastaanottajalla tulee olla mahdollisuus vastata viestiin. Otsikon tulee vastata viestin sisältöä eikä se saa olla harhaanjohtava. Jos viestisi on mainos, tulee siitä ilmoittaa selkeästi ja totuudenmukaisesti.
Jos käytät "kerro kaverillesi -kampanjoita", muista lukea Kuluttajaviraston ohjeistukset. Ohjeistuksessa peräänkuulutetaan muun muassa, että viestin lähettämisestä kaverille ei saa tarjota etua, eikä lähettämisestä tai lähettämättä jättämisestä saa olla seuraamuksia. Viestin lähettäminen kaverille ei saa olla myöskään edellytyksenä esimerkiksi arvontaan mukaan pääsylle, voittomahdollisuuksien parantamiselle siinä tai jonkin rahallisen edun saamiselle. Ideana on, että kyseinen kampanjatoiminto on tarkoitettu vain aitoon suositteluun. Henkilötietojen ja muiden tietojen käsittelystä on muistettava aina kertoa viestin vastaanottajalle. Lisää vinkkejä sähköpostimarkkinointiin ja niiden sisältöihin voit lukea Harvan blogista täältä ja täältä.
Rekisteriseloste
Rekisteriseloste on asiakirja, josta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Selosteesta ilmenee myös, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet. Rekisteriseloste tulee laatia kaikista henkilörekistereistä. Mutta miten?
Rekisteriseloste luodaan henkiolötietolain 10 § mukaisesti kaikkien saataville. Sen luomisen jälkeen tulee siitä ilmoittaa erikseen tietosuojavaltuutetulle. Muista kerätä sähköpostiosoitteet hyvien tapojen ja lain mukaisesti. Täten sähköpostiosoitelistojen ostamista tai Internetistä keräämistä ei suositella. Sähköpostimarkkinointia tulee lähettää lähtökohtaisesti vain niille henkilöille, jotka ovat sitä itse tilanneet. Rekisteriselostepohjat löydät täältä.
Yhteenveto
Sähköpostimarkkinoinnin pelisäännöt ovat yksinkertaiset ja selkeät. Muista lähettää viestejä vain niille henkilöille, jotka ovat niitä halukkaita vastaanottamaan. Mahdollista postituslistoiltasi poistuminen helposti ja kätevästi niille, jotka eivät halua viestejäsi vastaanottaa. Varmista, että vastaanottajat voivat tunnistaa sinut ja yrityksesi viestin lähettäjäksi. Anna viestien vastaanottajille mahdollisuus ottaa sinuun yhteyttä ja varmista, että "reply to" -osoitteesi on toimiva. Tärkeää ellei tärkeintä on olla rehellinen - "Spam -viestit" ovat sähköpostimarkkinoinnin vitsaus. Muista siis, että viestisi otsikko ja sisätö tulee vastata toisiaan ja viesteissä ei saa olla harhaanjohtavaa informaatiota. Yleensä terveellä järjellä pääsee jo pitkälle.
Jos sinulla on lisäkysymyksiä koskien sähköpostimarkkinointia tai kaipaat apua tulevien kampanjoiden suunnittelussa ja toteuttamisessa, älä epäröi ottaa yhteyttä - autamme mielellämme!
