Etätyöskentely vähentää tartuntojen riskiä

Koronavirus on ollut helmikuun suurin puheenaihe, eikä syyttä. Epidemia on ihmishenkien menetyksen lisäksi saanut bisnesmaailman sekaisin, ja muun muassa mobiilialan suurtapahtuma Mobile World Congress Barcelonassa päätettiin perua tänä vuonna.

Meistä jokainen voi tehdä toimenpiteitä viruksen leviämisen estämiseksi – kipeänä ei tietenkään pidä tulla töihin, mutta myös terveenä voi pohtia, milloin läsnäolo toimistolla on välttämätöntä. Mitä suurilukuisempana ja mitä enemmän aikaa vietämme samassa tilassa, sitä suurempi tartuntariski on. Hyvin suunniteltu etätyö on yhtä tehokasta, ja jopa tehokkaampaa, kuin toimistolla vietetty aika.

Olemme Harvalla siirtyneet etämaanantai-käytäntöön jo kauan ennen koronaepidemiaa. Viikon aloittaminen etäilemällä on muuttanut koko työviikon rakennetta, kun viikon voi aloittaa tehokkaasti suunnittelulla ja asiakastyöllä, eikä sisäisellä palaveriputkella.

Tehokas etätyöskentely ei kuitenkaan synny ainoastaan jäämällä pois töistä. Tässä listattuna neljä havaintoa, joiden avulla etäisyys ei muodostu työnteon esteeksi.

1. Luottamuksen on oltava kunnossa

Olen kuullut työpaikoista, joissa etätyöskentely on kielletty tai etätyötä tehdäkseen on laadittava suunnitelma etätyöpäivän tehtävistä. Kissavideoiden katselu ja autojen hintavertailu on mahdollista toimistollakin, eli miksi ylläpitää kyttäyskulttuuria etäpäivien suhteen? Joustava työnteko pohjautuu molemminpuoliseen ymmärrykseen: työnantajan tulee luottaa, että työt edistyvät kuten konttorilla, ja vastavuoroisesti työntekijän ei tule ajatella etätyömahdollisuutta palkallisena vapaapäivänä, vaikka kotona oleminen mahdollistaakin vapaammat työtavat.

2. Suunnittele ja viesti päivästäsi

Helpoin tapa saada esihenkilöt ja työkaverit etätyövastaisiksi, on ennakoimaton etätyöskentely. Harva meistä tekee työtään täysin itsenäisesti ja kannattaa huomioida, milloin kotiin jääminen ei sittenkään ole yhteistyön kannalta paras vaihtoehto. Monet palaverit pystyy nykyisin hoitamaan verkon kautta, mutta esimerkiksi suunnittelutyössä ja ideoinnissa Jabran takana oleva kotitoimisto jää tahtomattaan kakkostason osallistujaksi. Muista myös pitää kaikki sidosryhmät tietoisina liikkeistäsi. Etäpäivä on helppo merkata vaikkapa kalenteriin ja fyysisen läsnäolon sijasta on tärkeää olla helposti tavoitettavissa muissa kanavissa, kuten Slackissa tai puhelimitse.

3. Ole pilvessä

Pidä kaikki dokumentaatio ja sisällöntuotanto pilvessä, piste. Verkkoyhteyden jakaminen kännykästä wifi-verkon puuttuessa on pieni vaiva, ja dokumenttien saavutettavuuden hyöty korostuu, jos työskentelet työkaveriesi kanssa samojen projektien ja tehtävien parissa. Et voi tietää kuka tarvitsee ja milloin mitäkin tietoa – tai pahimmassa tapauksessa läppärisi varastetaan tai hajoaa ollessasi liikkeellä. Omakohtaisesta kokemuksesta tiedän, kuinka helpottavaa on, kun läppärin näytön hajoaminen hidastaa työskentelyä vain siksi aikaa, että pääsee uudelle koneelle käsiksi.

4. Pidä huolta myös itsestäsi

Työpaikoilla ergonomia, kuten pöydät, tuolit ja valaisu, on yleensä huolehdittu vähintään kohtuullisen hyvin. Töissä tehdään töitä ja kalusteet on hankittu sitä tarkoitusta varten. Kotona kuitenkin etätyöpisteenä saattaa toimia keittiön pöytä, sohvaryhmä tai pahimmassa tapauksessa sänky, jolloin työergonomia on kaukana optimaalisesta. Kun kerrankin pääsee uppoamaan flow-tilaan häiriöttömässä ympäristössä, unohtaa helposti itsensä. Ennen töiden aloittamista, katso että puitteet ovat kohdallaan ja muistat myös syödä lounasta – tehokkaalle ihmiselle taukojumpasta käy vaikkapa astianpesukoneen täyttö!

Kaikki kirjoituksen esimerkit ovat enemmän tai vähemmän kirjoittajan itsensä kokemia. Tämä kirjoitus syntyi arviolta puolta lyhyemmässä ajassa kuin toimistolla, mutta epäergonomisesti sängyllä maaten.